Основное правило работы с документами

Главная РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ Основное правило работы с документами

Основное правило работы с документами

Основная ошибка, допускаемая пользователями, заключается в том, что документы, над которыми ведется работа, сохраняются только в тот момент, когда работа над ними закончена. При таком подходе в случае перебоев с электричеством или в случаях зависания Word или всего компьютера многочасовая работа может быть безвозвратно потеряна. Часто с этим связана и другая ошибка: при сохранении документа не придается значения необходимости дать осмысленное имя документу и четко задать его размещение на диске. Два типичных плачевных сценария:
• Первый сценарий. Сотрудник создает новый документ, в течение рабочего дня наполняет его, ни разу не сохранив. В конце рабочего дня компьютер сотрудника неожиданно зависает, и весь рабочий день сотрудника оказывается потраченным впустую. Вопрос «Что мне делать, у меня завис Word? Сохранился ли мой документ?» является одним из самых часто задаваемых вопросов, ответ на который дается ниже.
• Второй сценарий. Сотрудник аналогичным образом создает новый документ, в течение рабочего дня наполняет его. Рабочий день подходит к концу, документ еще не готов, а уже пора уходить. Сотрудник, недолго думая, сохраняет документ на Рабочем столе с первым пришедшим на ум именем, например, «1.doc» и уходит домой. На следующий день сотрудник не появляется в офисе по причине болезни, а коллеги ломают голову, где же располагается этот важный файл и под каким именем.
Чтобы избежать подобных ситуаций, достаточно придерживаться простой последовательности действий при работе над новым документом (последовательность приведена для стандартного способа создания, см. раздел 2.2. Четыре способа создания документов, для остальных способов суть остается неизменной):
1. Продумайте идею будущего документа, определите, что будет в нем отражено.
2. Создайте документ (Ctrl + N).
3. Придумайте осмысленное имя документу, определите, где будет располагаться документ. Сохраните документ под заданным именем в нужном месте (Ctrl + S). Ни в коем случае не сохраняйте документ на Рабочем столе или в папке Мои документы. Сохраните его в специально подготовленной папке или на файловом сервере.
4. Только после этого приступайте к наполнению документа.
5. В процессе работы над документом периодически сохраняйте документ (Ctrl + S). Крайне желательно
сохранять документ после каждого нового предложения и довести этот процесс до автоматизма.
Может возникнуть вопрос: зачем постоянно сохранять
документ, когда существует функция автосохранения? На
это можно ответить следующее:
• Если вы работаете не за своим компьютером, всегда ли вы проверяете, включена ли функция автосохранения?
• Автосохранение срабатывает раз в несколько минут. Уверены ли вы, что тот абзац, который только что закончили и над формулировкой которого вы размышляли последние пять минут, уже сохранен функцией автосохранения?
• Сравнимы ли усилия по периодическому нажатию клавиш Ctrl + S с теми возможными издержками, которые могут возникнуть, если документ вдруг не будет сохранен?
В силу всего вышесказанного можно сделать вывод: функция автосохранения прививает дурной тон пользователям Word и, как это ни парадоксально, увеличивает вероятность потери сделанных изменений. Гораздо более полезным является доведенный до автоматизма навык постоянного сохранения всех изменений.
Возьмите за правило нажимать сочетание клавиш Ctrl + S после каждого написанного или измененного предложения.


Asentli Company © 2010-2013

 Памяти: 0.35MB, за 0.01015 сек.

 
111